Wann sollte man Mitarbeitende abrechnen?
- Bevor Zahlungen geleistet werden können, muss die Abrechnung erfolgen, da diese auch die Höhe der Zahlungen festlegt.
- Eine der Zahlungsfristen ist die Abführung der einbehaltenen Lohnsteuer an das Finanzamt. Dieses fordert (in der Regel) die Lohnsteuer eines Abrechnungsmonats bis zum 10. des darauf folgenden Monats. Dadurch ist also auch der späteste Zeitpunkt einer Abrechnung festgelegt.
- Auch die Auszahlung an die Mitarbeitenden muss rechtzeitig erfolgen. Grundsätzlich geht der Arbeitnehmer in Vorleistung, das heißt: erst wird gearbeitet, dann wird vergütet. Die Vergütung wird dann laut Gesetz mit Ablauf (also am letzten Tag) des Arbeitsmonats fällig. Diese Frist kann aber in einem Arbeitsvertrag verlängert werden, sodass der Arbeitgeber genügend Zeit für die Abrechnung und Überweisung hat. Üblich ist zum Beispiel die Vereinbarung „bis zum 15. des Folgemonats„. Da dies nach Ansicht der Gerichte schon den spätmöglichsten Zeitpunkt darstellt, sollte der Arbeitgeber die Frist nach Möglichkeit nicht voll ausreizen.
(siehe auch https://www.haufe.de/personal/arbeitsrecht/bis-wann-muss-das-gehalt-gezahlt-werden_76_429102.html) - Damit man als Arbeitgeber in die Abrechnung Erkrankungen und sonstige „plötzliche“ Ereignisse einbeziehen kann, sollte man die Abrechnung am besten am letzten Tag des Monats oder kurz danach machen
(siehe auch https://support.lexoffice.de/de-form/articles/3792341-wann-ist-der-beste-abrechnungszeitpunkt-fur-lohn-gehalt) - => Damit alle Ereignisse wie Krankheit in der Abrechnung erfasst werden können, kommt als frühster Abrechnungstag der letzte Tag des Monats in Frage.
Damit die Lohnsteuer rechtzeitig abgeführt wird, kommt als spätester Abrechnungstag der 10. des Folgemonats in Frage.
Die Empfehlung ist also, die Abrechnung am letzten Tag des Monats oder ersten Tag des Folgemonats zu erledigen und dann auch direkt die Überweisungen zu tätigen, damit Lohnsteuer, Sozialversicherungsbeiträge und Vergütung der Mitarbeitenden rechtzeitig auf deren Konten ankommen.
Hinweis: Man erhält durch lexoffice eine monatliche Erinnerung, damit man die Abrechnung nicht vergisst.
Abrechnung in lexoffice durchführen
Nachdem man alles eingerichtet hat (siehe anderen Blogartikel), klickt man im Dashboard auf „Jetzt abrechnen“.
Dann erhält man eine Liste aller abzurechnenden Mitarbeitenden – hier im Beispiel nur eine Person.
Im 1. Schritt erfassen wir pro Mitarbeitenden die „Abwesenheiten“, also insbesondere Krankheit, Urlaub oder Elternzeit.
So sieht das Formular für Krankheit aus:
Für diesen Mitarbeiter erfassen wir jetzt einen Urlaub für 3 Tage im November 2022.
Alle hinzugefügten Abwesenheiten werden in der Tabelle aufgelistet. Hat man alle erfasst, geht es mit einem Klick auf „Weiter“ zum nächsten Schritt.
Im 2. Schritt wird die Vergütung erfasst.
Hier wird automatisch das Gehalt aus den Mitarbeiter-Stammdaten erfasst. Zusätzlich kann man weitere Vergütungen/Entgelte hinzufügen (1), z. B. Auszahlung Überstunden, Bonus/Prämie, Firmen-Fahrrad/Pkw, Kurzarbeitergeld, Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld:
Ist alles erfasst, geht es mit einem Klick auf „Weiter“ zum letzten Schritt.
Vorschau öffnen und prüfen:
Dann die „Abrechnung abschließen“.
Bei der letzten Abrechnung des Jahres (also die Dezember-Abrechnung), werden von lexoffice automatisch weitere Meldungen vorgenommen:
Die erfolgten Buchungen in „lexoffice Buchhaltung“ können wir dann in der Kontenübersicht und Buchungsübersicht sehen:
Im Bereich „Dokumente“ -> „Dokumente für Ihre Mitarbeiter“ kann der Arbeitgeber dann auch die verschickten Lohnabrechnungen einsehen und herunterladen.
Im Anschluss an die erfolgreiche Lohnabrechnung weist uns lexoffice auf die nächsten Schritte hin:
- Dokumente an die Mitarbeitenden verteilen -> kann man sich durch den Self Service sparen
- Zahlung/Überweisung an Mitarbeiter durchführen
Hinweis: Durch das Lastschriftmandate bei Finanzamt und Krankenkassen macht man sich das Leben einfacher, da die abgerechneten Beträge automatisch eingezogen werden. Hat man keine solche Lastschriftmandate erteilt, dann muss man natürlich noch daran denken, die entsprechenden Überweisungen zu tätigen.
Zahlung/Überweisung an Mitarbeiter durchführen
Im Bereich „Löhne & Gehälter bezahlen“ bereitet lexoffice nach der Abrechnung eine Liste an Überweisungen vor, die getätigt werden müssen.
Je nach Art der Anbindung des Geschäftskontos kann man die Überweisungen sehr komfortabel direkt aus lexoffice heraus oder mit etwas mehr Aufwand mithilfe einer vorbereiteten Überweisungsdatei durchführen. Nach einem Klick auf „Überweisen“ (1) sehen wir, dass für FINOM-Geschäftskonten leider keine direkte Überweisung aus lexoffice heraus möglich ist:
Stattdessen muss man sich auf herkömmliche Art ins Online-Banking einloggen und hat zwei Möglichkeiten:
Methode 1 (händisch): Man nimmt die Zahlungsliste (2) (PDF-Datei) zur Hilfe und erstellt die Überweisungen im Online-Banking händisch (z. B. durch Copy & Paste der IBAN-Nummer, des Betrags und des Verwendungszweckes aus der Zahlungsliste). Die Zahlungsliste sieht beispielsweise so aus:
Methode 2 (Datei-Upload): Oder man lädt die „SEPA-Datei für Sammelüberweisung“ (3) (xml-Datei) herunter und lädt sie im Online-Banking hoch (falls von der Bank unterstützt). Das erspart einem die Arbeit durch Copy & Paste (besonders bei mehreren Mitarbeitenden/Überweisungen) und verringert Fehler. Die SEPA-Sammelüberweisungsdatei sieht beispielsweise so aus:
Bei FINOM ins Online-Banking einloggen, dann auf „Neue Zahlung“ klicken.
Oben rechts auf „Massenzahlung vornehmen“ klicken:
Hier sehen wir: Leider kann man dies bei FINOM nur mit einer Datei im csv-Format machen, sodass wir mit unserer SEPA-Datei für Sammelüberweisung im xml-Format hier nicht weiter kommen.
Daher müssen wir leider doch eine manuelle Überweisung nach „Methode 1 (händisch)“ mithilfe der Angaben auf der Zahlungsliste machen.
Da wir die Überweisung nicht direkt über lexoffice durchführen konnten, müssen wir jetzt den entsprechenden Eintrag in der Liste über das „…“-Menü auf „Als bezahlt markieren“ setzen.
Hinweis von lexoffice: Da wir das Geschäftskonto angebunden haben, werden die entsprechenden Buchungen von lexoffice automatisch erledigt.
Gehaltszahlung verknüpfen
Nachdem die Zahlung über das Geschäftskonto getätigt wurde, erscheint auf dem Dashboard von „lexoffice Buchhaltung“ ein entsprechender Buchungsvorschlag (1).
Mit Klick darauf kommen wir zum Bereich „Finanzen“ -> „Bank“ -> „Zuordnungsvorschläge“ (1):
In der linken Spalte sehen wir die Transaktionen auf dem Geschäftskonto. Diesen Zahlungsein- und -ausgängen werden in der rechten Spalte die entsprechenden Belege zugeordnet. Für die Gehaltszahlung gibt es keinen Beleg wie eine Eingangs- oder Ausgangsrechnung, daher schlägt lexoffice automatisch eine „Kategorisierung ohne Beleg“ vor („Nettogehälter, Steuer: Keine“, ohne Belegbild). Mit Klick auf „Alle Vorschläge übernehmen“ weisen wir lexoffice an, die Verbuchung der Gehaltszahlung in der Buchhaltung zu erledigen.
Daraufhin ist bei der Kontenübersicht die Zahlung über das Geschäftskonto (hier „Finom Main“, SKR 04: 1801) hinzugekommen und entsprechend hat sich der Soll-Umsatz bei „Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt“ (SKR 04: 3720) geändert.
Genau so können wir die Zahlung über das Geschäftskonto jetzt auch in der Buchungsübersicht sehen:
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