Kostenlose Buchhaltungssoftware für eine UG (Unternehmergesellschaft) oder GmbH

Hinweis/Disclaimer: Dies ist keine Steuerberatung!
Das Geschriebene dient allgemeinen Informationszwecken und stellt lediglich meine eigene Meinung dar. Es handelt sich stets nur um Beispielsituationen oder Buchungsbeispiele. Ich übernehme keinerlei Gewähr für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität der bereitgestellten Informationen.
Insbesondere stellt dies keine Rechts- oder Steuerberatung dar und ersetzt diese keinesfalls. Bitte frage zu allen steuerlichen und rechtlichen Details immer deinen Steuerberater, der auf deine individuelle Situation eingehen kann.

Voraussetzungen und verfügbare Software

Als UG (Unternehmergesellschaft) oder GmbH muss man eine Bilanz aufstellen und regelmäßig Umsatzsteuervoranmeldungen (UStVA) abgeben. Grundlage dafür ist eine saubere Buchführung. In besonderen Fällen muss man darüber hinaus auch in festen Abständen eine „Zusammenfassende Meldung“ (ZM) abgeben, z.B. relevant für App-Entwickler, die ihre kostenpflichtige App bzw. In-App-Produkte über den Google Play Store oder den Apple Appstore vertreiben. Am Ende des Geschäftsjahres muss außerdem u.a. eine Umsatzsteuererklärung (USt-Erklärung) und ein Jahresabschluss erfolgen. Die (meisten) Abgaben und Erklärungen erfolgen elektronisch über die ELSTER-Schnittstelle.

Gerade für Existenzgründer und kleine Startups ist es außerdem relevant, die Kosten gering zu halten. Deshalb suchen wir nach einer Buchhaltungssoftware, die zumindest für die Anfangszeit kostenlos ist.

Mit diesen Voraussetzungen (Buchhaltungsfunktion, kostenlos, bilanzfähig, Unterstützung von UStVA und ggf. ZM) starten wir eine Suche nach verfügbaren Software-Produkten auf der Seite des „Online-Finanzamts“ ELSTER: https://www.elster.de/elsterweb/softwareprodukt
Für eine erste Übersicht setze ich nur einen Haken in der Filterung bei „Umsatzsteuervoranmeldung“ und erhalte folgende Liste von kostenlosen Software-Produkten:

• „EasyCash&Tax“: Die Website über die Software sagt mir nicht besonders zu; insbesondere habe ich Bedenken, ob alle zukünftig relevante Änderungen im Steuerrecht hier zeitnah in die Software eingearbeitet werden. Trotzdem kann das Programm aber für andere durchaus einen Versuch wert sein.
  –> Dennoch: Ich habe die Software nicht weiter ausprobiert.
• „ElsterFormular“: ist die Download-Software der Finanzverwaltung; hat aber keine Buchhaltungsfunktion integriert.
  –> Kommt für unseren Fall also nicht in Frage.
• „ICH-BUCHE.DE“ bzw. „Der Onlinesteuerberater“: Eine Webanwendung/Online-Software, die einen optional buchbaren (kostenpflichtigen) Steuerberater- und Buchhaltungsservice anbietet und somit die Entwicklungskosten decken kann. (Hinweis: Eine Bilanz kann nicht selbst, sondern nur über den kostenpflichtigen Steuerberaterservice erstellt werden.)
  –> Werden wir uns unten genauer anschauen.
• „Mein ELSTER“: ist die Webanwendung der Finanzverwaltung ; hat aber auch keine Buchhaltungsfunktion integriert.
  –> Kommt für unseren Fall also nicht in Frage.
• „Taxpool-Buchhalter Mini“: Auf der Website habe ich keinen Hinweis gefunden, dass mit dieser Software-Variante wirklich eine USt-VA erstellt werden kann. In einem PDF zum Funktionsumfang [http://www.taxpool.net/pdf/Taxpool%20Buchhalter%20Funktionsumfang.pdf] findet man bei „Berechnung der Werte für die Umsatzsteuervoranmeldung“ nur einen Haken bei der kostenpflichtigen Version „Taxpool-Buchhalter Bilanz“. Außerdem kann mit dieser Version der Software nur eine Einnahmen-Überschussrechnung und keine Bilanz erstellt werden; auch das ist nur mit der kostenpflichtigen Version „Taxpool-Buchhalter Bilanz“ möglich.
  –> Kommt für unseren Fall also nicht in Frage .
• „webfibu.de“ bzw. „freeFiBU“: Wie „Der Onlinesteuerberater“ auch eine Webanwendung/Online-Software, die einen optional buchbaren (kostenpflichtigen) Steuerberater- und Buchhaltungsservice anbietet und somit die Entwicklungskosten decken kann.
  (Hinweis: Eine Bilanz kann nicht selbst, sondern nur über den kostenpflichtigen Steuerberaterservice erstellt werden.)
  –> Werden wir uns unten genauer anschauen.

Der Onlinesteuerberater (der-onlinesteuerberater.de)

Long story short (ohne die long story überhaupt hier niederzuschreiben 😉 ):
Die Software ist für eine richtige Buchhaltung zu eingeschränkt, wie man auch schon aus folgendem Screenshot entnehmen kann. Unter anderem kann man z.B. keine Kunden- und Lieferantenkonten (Debitoren und Kreditoren) anlegen und auch keine Rechnungen und Zahlungseingänge sinnvoll verknüpft erfassen. Außerdem ist die Auswahl an verfügbaren Konten sehr eingeschränkt, sodass ich einige meiner Geschäftsfälle nicht richtig verbuchen konnte. Außerdem gibt es neben der einfachen Buchungsmaske, die im Screenshot zu sehen ist, keine komplexere Alternative, in der man per „Soll an Haben“ über die üblichen Kontennummern buchen könnte.

Aufgrund dieser Beschränkungen ist die Software für uns nicht geeignet.

freeFiBU (freefibu.de)

freeFiBU hat einen deutlich größeren Funktionsumfang. Hier kann man beispielsweise Kunden- und Lieferantenkonten (Debitoren und Kreditoren) anlegen und anschließend eine Rechnung und die zugehörige Zahlung sauber verbuchen (siehe Screenshot). Sogar Ausgaben und Einnahmen aus Geschäften mit Geschäftspartnern im EU-Ausland (z.B. Ausgaben beim Schalten von Werbung über Google Ads oder Einnahmen aus App-Verkäufen im Google Play Store), können nach Aktivierung der entsprechenden Konten (u.a. „Fremdleistungen EU § 13b UStG“) problemlos verbucht werden. Die entsprechende USt-VA wird im Hintergrund automatisch erstellt und kann aus der Software per ELSTER-Schnittstelle direkt an das Finanzamt versendet werden. Dafür muss man sein eigenes ELSTER-Zertifikat bei freeFiBU hochladen und sein ELSTER-Passwort eingeben.

Wenn man nicht zu viele Sonderfälle in der Buchhaltung hat, ist diese Software für unsere Zwecke also durchaus brauchbar. Hier aber dennoch einige Punkte, die nicht gehen und mich deshalb dazu veranlasst haben, eine weitere Software zu testen:

• Komplexere Geschäftsvorfälle, wie eine Rechnung in US-Dollar, können nicht sinnvoll erfasst werden, da beispielsweise Währungskonten und einige andere Konten aus dem Standardkontenrahmen in dieser Software fehlen.
• Wie oben bereits erwähnt: Eine Bilanz kann man nicht selbst erstellen bzw. aufgrund der Buchhaltung automatisiert erstellen lassen, sondern muss diese kostenpflichtig über den Steuerberaterservice erstellen lassen.
• Es wird auf eine „Soll an Haben“-Buchungsmaske komplett verzichtet, was es zwar dem Buchhaltungsanfänger erleichtert, aber gleichzeitig auch erschwert. Sucht man im Internet danach, wie man einen bestimmten Geschäftsvorfall verbucht, bekommt man meistens eine Antwort à la „1780 an 1200“. Diese Standardbuchungssätze nach dem Standardkontenrahmen (SKR) kann man hier leider nicht direkt verbuchen. Man muss erst die entsprechenden Kontennamen, die hinter den Kontennummern stecken, herausfinden und schauen, ob diese bei freeFiBU vorhanden sind. Wenn nicht, muss man sich dann auch noch überlegen, welches Konto man als adäquaten Ersatz wählen könnte. Da wäre es – auch für den Buchhaltungsanfänger – einfacher, Soll an Haben im SKR buchen zu können.
• für App-Entwickler relevant: Mit freeFiBU kann man leider auch keine Zusammenfassende Meldung (ZM) automatisiert erstellen lassen.

Aus diesen Gründen habe ich mich schließlich auch gegen diese Software entschieden. Unter den dauerhaft kostenlosen Angeboten bleibt nun leider keines mehr, was unsere Ansprüche erfüllt. Aber es gibt noch eine Software, die für Existenzgründer ab dem Datum der Gewerbeanmeldung ein Jahr lang kostenlos nutzbar ist.

MonKey Office

Die beiden oben genannten Produkte sind jeweils Webanwendung in der Cloud. Im Gegensatz dazu ist MonKey Office eine Desktop-Software, wird also lokal auf dem Computer installiert. Der reguläre Anschaffungspreis für die Variante „MonKey Office 2019 FIBU“ liegt bei 179€, danach kostet jedes Update (ein mal pro Jahr) 72€. Existenzgründer und Startups können per Formular einen kostenlosen Lizenzschlüssel anfordern, der ab dem Datum der Gewerbeanmeldung ein Jahr lang gilt: https://www.monkey-office.de/prices/index.php#fndtn-subtabnr3
Man spart sich somit den Anschaffungspreis von mindestens 179€ und hat genügend Zeit, um die Software ausgiebig zu testen. Im oben genannten Formular kann man ruhig „MonKey Office 2019 PRO“, die Version mit dem größten Funktionsumfang, wählen, um alle features ausprobieren zu können. Möchte man die Software nach Ablauf des Existenzgründer-Lizenzschlüssels weiter verwenden, kann man eine entsprechende Update-Lizenz kaufen, die günstiger ist, als der Anschaffungspreis. Grundsätzlich ist es dabei auch möglich, von der „PRO“-Version per Update auf eine günstigere Version „downzugraden“. Man kann dann also beispielsweise ein Update für die „FIBU“-Version für 72€ einspielen und die Software für weitere 12 Monate nutzen. Dies wurde mir so vom Support der Herstellerfirma bestätigt („Nein, Sie müssen sich jetzt nicht final festlegen, Sie können mit dem Update auch „downgraden“.“).

Vorteile von MonKey Office gegenüber den beiden o.g. Webanwendungen

• Datensicherheit: Die Software läuft lokal auf dem eigenen Computer. Somit bleiben die sensiblen Finanzdaten sicher gespeichert; vorausgesetzt, das eigene EDV-System ist ausreichend geschützt.
• Datenexport: problemlos im Standardformat (DATEV) möglich. Außerdem kann man jederzeit Backups der Datenbank ziehen und sichern.
• Standardkontenrahmen: viel mehr Auswahl an passenden Konten und zusätzlich die Option, neue Konten auf Grundlage von existierenden Konten anzulegen.
• „Soll an Haben“-Buchungsdialog: Neben einem einfachen Buchungsdialog, gibt es auch die vollumfassende Alternative, mit der auch komplexere Geschäftsvorfälle gebucht werden können
• Bilanz: selbst erstellen bzw. automatisch erstellen lassen
• USt-Erklärung: neben der USt-VA ist auch die jährliche USt-Erklärung möglich.
• Zusammenfassende Meldung: auch eine ZM kann über die ELSTER-Schnittstelle beim Finanzamt abgegeben werden (insbesondere für App-Entwickler relevant).
• Man kann die Software auch für mehrere Firmen verwenden (mit einer Lizenz). Hat man z.B. ein Holding-Konstrukt aufgesetzt und somit zwei Firmen (Muttergesellschaft und operative Tochtergesellschaft) zu verwalten, können beide Buchhaltungen getrennt voneinander in Monkey Office erstellt werden. Man benötigt dafür nur eine Lizenz, muss also nur ein mal zahlen. Beispielsweise bei Lexoffice oder sevDesk müsste man hingegen zwei Mal den Monatsbeitrag zahlen.

Nachteile von MonKey Office

• Kosten: nach 12 Monaten muss für die Updates gezahlt werden. Der Preis hält sich aber in Grenzen (6€ pro Monat).
• Cloud-Zugriff: Die Software liegt nicht in der Cloud, somit ist gemeinsames Arbeiten an der Buchhaltung nicht so einfach möglich. Es gibt aber eine Lösung, bei der man die Datenbank auf einem Server ablegt und somit von mehreren Standorten und auch gleichzeitig darauf zugreifen kann. Die entsprechende Einrichtung erkläre ich in einem weiteren Beitrag.