Monat: Oktober 2019

Hinweis/Disclaimer: Dies ist keine Steuerberatung!
Das Geschriebene dient allgemeinen Informationszwecken und stellt lediglich meine eigene Meinung dar. Es handelt sich stets nur um Beispielsituationen oder Buchungsbeispiele. Ich übernehme keinerlei Gewähr für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität der bereitgestellten Informationen.
Insbesondere stellt dies keine Rechts- oder Steuerberatung dar und ersetzt diese keinesfalls. Bitte frage zu allen steuerlichen und rechtlichen Details immer deinen Steuerberater, der auf deine individuelle Situation eingehen kann.

MonKey Office kann natürlich problemlos mit einer lokal auf dem Computer gespeicherten Datenbank umgehen. Oft möchte man aber mit mehreren Personen von unterschiedlichen Orten aus auf die Buchhaltung und damit die entsprechende Datenbank zugreifen können. Wer jetzt auf die Idee kommt, die Datenbank einfach über eine Dateifreigabe z.B. über Dropbox, Synology Drive oder Google Drive zu synchronisieren, sollte aufpassen: Da die Datenbank nicht für gleichzeitigen Zugriff gewappnet ist, kann die Datenbank sehr wahrscheinlich dabei beschädigt werden.

Die saubere Lösung für dieses Problem ist, einen cubeSQL-Server aufzusetzen. Das machen wir auf einem NAS, in diesem Fall einer Synology Diskstation.

Docker-Image installieren

Logge dich auf deiner Synology Diskstation als Administrator ein, installiere ggf. das Docker-Paket (wenn nicht bereits vorhanden) und öffne Docker. Klicke dort auf „Registrierung“ (gemeint ist der Docker Hub, wo man Container Images finden kann) und suche nach „cubeSQL“. Wir wählen das Docker-Image von „jotools“, auch zu finden unter https://hub.docker.com/r/jotools/cubesql, und installieren die neuste Version.

Lege anschließend auf dem Dateisystem deiner Diskstation einen Ordner an, in dem die Datenbank für MonKey Office gespeichert werden soll.

Wenn der Download des Docker-Images abgeschlossen ist, findest du das Image unter „Abbild“. Klicke es an und klicke auf „Starten“. Vergebe einen Containernamen (z.B. „cubeSQL“) und klicke auf „Erweiterte Einstellungen“.

Mache dort folgende Einstellungen:

• Volume: „Ordner hinzufügen“ und wähle den eben erstellten Ordner auf der Diskstation aus. Als „Mount-Pfad“ trägst du „/data“ ein (ohne Anführungszeichen). Setze keinen Haken bei „Nur Lesen“.
• Möchtest du, dass die Datenbank auch außerhalb des lokalen Netzwerks über das Internet erreichbar ist, dann setze bei „Port-Einstellungen“ noch „Lokaler Port: 4430“ und „Container-Port: 4430“. Anschließend musst du an deinem Router den Port 4430 für Zugriffe aus dem Internet freigeben. Stelle dann insbesondere sicher, dass du das default-Passwort deines cubeSQL-Servers änderst.
• Klick auf „Übernehmen“ und „Weiter“, bis der Container angelegt und gestartet wurde.

Wenn der Container erfolgreich läuft, findet man ihn jetzt unter „Container“.

Kostenlosen Lizenzschlüssel anfordern

Man kann für cubeSQL eine kostenlose Lizenz erhalten, so lange man nicht mehr als zwei gleichzeitige Verbindungen zum SQL-Server aufbaut. Die Lizenz ist zeitlich nicht beschränkt und kann über folgendes Formular beantragt werden https://www.sqlabs.com/cubesql_devkey
Nach Eingabe von Name und Emailadresse wird einem der Lizenzschlüssel unmittelbar per Email zugestellt.

Lizenzschlüssel eintragen

Um den cubeSQL-Server zu konfigurieren, benötigt man das „cubeSQL Admin Tool“, welches man hier herunterladen kann: http://www.sqlabs.com/cubesql_download.php#admin
Nach dem Download auf den lokalen Computer, kann man das Tool direkt starten und verbindet sich mit dem cubeSQL-Server mit den folgenden default-Nutzerdaten:

Hostname: IP-Adresse bzw. DynDNS-Domain (ohne „http(s)“) der Synology Diskstation; z.B. 192.168.0.42 oder mydiskstation.synology.me
Username: admin
Password: admin
Port: 4430
Encryption: AES256
–> Klick auf „Connect“

Anschließend klickt man im Menü auf „Server“ –> „Register Server…“ und gibt dort den registrierten Namen und Lizenzschlüssel aus der Email ein.

Default-Passwort des cubeSQL-Servers ändern

Klicke im „cubeSQL Admin Tool“ auf „Users & Groups“ –> Doppelklick auf den Nutzer „admin“ –> unter „change password to“ das neue Passwort eintragen.
Hinweis: Gewisse Sonderzeichen sind für das Passwort nicht erlaubt und führen zu einem Fehler nach dem Klick auf „Save“. Außerdem kann der default-Nutzername „admin“ nicht abgeändert werden.

Grundsätzlich, aber inbesondere bei Erreichbarkeit des cubeSQL-Servers über das Internet (statt nur im lokalen Netzwerk), ist es zu empfehlen, das Standardpasswort in ein sicheres Passwort abzuändern!

Verbindung mit MonKey Office herstellen

Zu erst müssen wir kurzzeitig eine lokale Datenbank anlegen, die wir im nächsten Schritt auf den cubeSQL-Server hochladen. Wurde MonKey Office bereits lokal genutzt und ist somit schon eine Datenbankdatei auf dem Computer vorhanden, dann muss natürlich keine neue Datenbank angelegt werden und man kann den folgenden Schritt überspringen.

Starte MonKeyOffice und klicke auf „Neue Datenbank anlegen…“. Wähle einen vorübergehenden Speicherort (z.B. den Desktop) und einen Dateinamen für die Datenbank und klicke auf „Speichern“. Eine neue Firma wollen wir erst später anlegen und klicke deswegen bei entsprechender Frage auf „Abbrechen“.

Jetzt schließen wir MonKey Office wieder und wählen „Programm beenden“ und klicken auf „OK“.

Anschließend starten wir MonKey Office erneut (dabei die Shift-Taste gedrückt halten, um direkt in den passenden Dialog zu kommen) und klicken auf „Mit cubeSQL-Server verbinden…“.

Dann gibst du die Server- und Login-Daten an, wie oben schon beim „cubeSQL Admin Tool“ geschehen, und klickst auf „Verbindung herstellen“.

Wenn du eine Fehlermeldung „Connection timeout while trying to connect“ erhältst, dann ist der eingegebene Server zwar grundsätzlich erreichbar, blockiert die Verbindung aber ggf. aufgrund von Firewall-Einstellungen. Das kann z.B. der Fall sein, wenn du versuchst über deine DynDNS-Adresse (z.B. mydiskstation.synology.me) auf deinen Server zugreifen, der entsprechende Port (hier z.B. 4430) aber in deinem Router nicht nach außen zum Internet hin freigegeben ist. Dies kann man einfach testen, indem man stattdessen im lokalen Netzwerk die IP-Adresse der Diskstation eingibt. Funktioniert die Verbindung daraufhin, hat der Fehler höchst wahrscheinlich mit falschen oder fehlenden Einstellungen an deinem Router zu tun.

Wenn die Verbindung erfolgreich hergestellt werden konnte (Meldung „Verbunden mit [cubeSQL@…]“), wechselt man auf den Tab „Verwalten“ und klickt auf „Datenbank auf server hochladen…“ und wählt die eben erstellte (oder bereits länger lokal genutzte) Datenbankdatei aus. Wenn der Upload abgeschlossen ist, erscheint die Datenbank unter „Aktive Datenbanken auf dem Server“. Markiere diese in der Liste und schließe mit einem Klick auf „OK“ ab.

Anschließend wird man erneut dazu aufgefordert, eine neue Firma anzulegen, was man jetzt erledigen kann.

Da die Datenbank nun auf dem cubeSQL-Server liegt, benötigt man die eben temporär auf dem Computer angelegte Datenbank nicht mehr und kann diese Datei löschen.

Automatisches Backup der Datenbank einrichten

Um ein automatisches Backup einzurichten, nutzt man wieder das „cubeSQL Admin Tool“. Dort klickt man auf „Schedules“ und macht folgende Einstellungen

• Name: <Datenbank-Dateiname>.sdb.backup
• Type: Backup
• Option: RETAIN OLD
  • dadurch werden auch die alten Sicherungen behalten und nicht überschrieben
• Tage und Uhrzeit: entsprechend dem gewünschten Sicherungszeitplan einstellen
• Special: None
• Intervall: z.B. „every week“
• schedule enabled: Haken setzen
• –> Klick auf „Add“

Anschließend wird der neu angelegte Backupplan noch für die entsprechende Datenbank aktiviert: Klick auf „Databases“ –> Auswahl der zu sichernden Datenbank –> Klick (oben) auf Menü „Server“ –> „Manage Schedules…“ –> Auswahl des eben erstellten Backupplans (“ <Datenbank-Dateiname>.sdb.backup „) –> „Attach“

Alternative zur Installation via Docker

cubeSQL on Synology NAS

Hinweis/Disclaimer: Dies ist keine Steuerberatung!
Das Geschriebene dient allgemeinen Informationszwecken und stellt lediglich meine eigene Meinung dar. Es handelt sich stets nur um Beispielsituationen oder Buchungsbeispiele. Ich übernehme keinerlei Gewähr für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität der bereitgestellten Informationen.
Insbesondere stellt dies keine Rechts- oder Steuerberatung dar und ersetzt diese keinesfalls. Bitte frage zu allen steuerlichen und rechtlichen Details immer deinen Steuerberater, der auf deine individuelle Situation eingehen kann.

Voraussetzungen und verfügbare Software

Als UG (Unternehmergesellschaft) oder GmbH muss man eine Bilanz aufstellen und regelmäßig Umsatzsteuervoranmeldungen (UStVA) abgeben. Grundlage dafür ist eine saubere Buchführung. In besonderen Fällen muss man darüber hinaus auch in festen Abständen eine „Zusammenfassende Meldung“ (ZM) abgeben, z.B. relevant für App-Entwickler, die ihre kostenpflichtige App bzw. In-App-Produkte über den Google Play Store oder den Apple Appstore vertreiben. Am Ende des Geschäftsjahres muss außerdem u.a. eine Umsatzsteuererklärung (USt-Erklärung) und ein Jahresabschluss erfolgen. Die (meisten) Abgaben und Erklärungen erfolgen elektronisch über die ELSTER-Schnittstelle.

Gerade für Existenzgründer und kleine Startups ist es außerdem relevant, die Kosten gering zu halten. Deshalb suchen wir nach einer Buchhaltungssoftware, die zumindest für die Anfangszeit kostenlos ist.

Mit diesen Voraussetzungen (Buchhaltungsfunktion, kostenlos, bilanzfähig, Unterstützung von UStVA und ggf. ZM) starten wir eine Suche nach verfügbaren Software-Produkten auf der Seite des „Online-Finanzamts“ ELSTER: https://www.elster.de/elsterweb/softwareprodukt
Für eine erste Übersicht setze ich nur einen Haken in der Filterung bei „Umsatzsteuervoranmeldung“ und erhalte folgende Liste von kostenlosen Software-Produkten:

• „EasyCash&Tax“: Die Website über die Software sagt mir nicht besonders zu; insbesondere habe ich Bedenken, ob alle zukünftig relevante Änderungen im Steuerrecht hier zeitnah in die Software eingearbeitet werden. Trotzdem kann das Programm aber für andere durchaus einen Versuch wert sein.
  –> Dennoch: Ich habe die Software nicht weiter ausprobiert.
• „ElsterFormular“: ist die Download-Software der Finanzverwaltung; hat aber keine Buchhaltungsfunktion integriert.
  –> Kommt für unseren Fall also nicht in Frage.
• „ICH-BUCHE.DE“ bzw. „Der Onlinesteuerberater“: Eine Webanwendung/Online-Software, die einen optional buchbaren (kostenpflichtigen) Steuerberater- und Buchhaltungsservice anbietet und somit die Entwicklungskosten decken kann. (Hinweis: Eine Bilanz kann nicht selbst, sondern nur über den kostenpflichtigen Steuerberaterservice erstellt werden.)
  –> Werden wir uns unten genauer anschauen.
• „Mein ELSTER“: ist die Webanwendung der Finanzverwaltung ; hat aber auch keine Buchhaltungsfunktion integriert.
  –> Kommt für unseren Fall also nicht in Frage.
• „Taxpool-Buchhalter Mini“: Auf der Website habe ich keinen Hinweis gefunden, dass mit dieser Software-Variante wirklich eine USt-VA erstellt werden kann. In einem PDF zum Funktionsumfang [http://www.taxpool.net/pdf/Taxpool%20Buchhalter%20Funktionsumfang.pdf] findet man bei „Berechnung der Werte für die Umsatzsteuervoranmeldung“ nur einen Haken bei der kostenpflichtigen Version „Taxpool-Buchhalter Bilanz“. Außerdem kann mit dieser Version der Software nur eine Einnahmen-Überschussrechnung und keine Bilanz erstellt werden; auch das ist nur mit der kostenpflichtigen Version „Taxpool-Buchhalter Bilanz“ möglich.
  –> Kommt für unseren Fall also nicht in Frage .
• „webfibu.de“ bzw. „freeFiBU“: Wie „Der Onlinesteuerberater“ auch eine Webanwendung/Online-Software, die einen optional buchbaren (kostenpflichtigen) Steuerberater- und Buchhaltungsservice anbietet und somit die Entwicklungskosten decken kann.
  (Hinweis: Eine Bilanz kann nicht selbst, sondern nur über den kostenpflichtigen Steuerberaterservice erstellt werden.)
  –> Werden wir uns unten genauer anschauen.

Der Onlinesteuerberater (der-onlinesteuerberater.de)

Long story short (ohne die long story überhaupt hier niederzuschreiben 😉 ):
Die Software ist für eine richtige Buchhaltung zu eingeschränkt, wie man auch schon aus folgendem Screenshot entnehmen kann. Unter anderem kann man z.B. keine Kunden- und Lieferantenkonten (Debitoren und Kreditoren) anlegen und auch keine Rechnungen und Zahlungseingänge sinnvoll verknüpft erfassen. Außerdem ist die Auswahl an verfügbaren Konten sehr eingeschränkt, sodass ich einige meiner Geschäftsfälle nicht richtig verbuchen konnte. Außerdem gibt es neben der einfachen Buchungsmaske, die im Screenshot zu sehen ist, keine komplexere Alternative, in der man per „Soll an Haben“ über die üblichen Kontennummern buchen könnte.

Aufgrund dieser Beschränkungen ist die Software für uns nicht geeignet.

freeFiBU (freefibu.de)

freeFiBU hat einen deutlich größeren Funktionsumfang. Hier kann man beispielsweise Kunden- und Lieferantenkonten (Debitoren und Kreditoren) anlegen und anschließend eine Rechnung und die zugehörige Zahlung sauber verbuchen (siehe Screenshot). Sogar Ausgaben und Einnahmen aus Geschäften mit Geschäftspartnern im EU-Ausland (z.B. Ausgaben beim Schalten von Werbung über Google Ads oder Einnahmen aus App-Verkäufen im Google Play Store), können nach Aktivierung der entsprechenden Konten (u.a. „Fremdleistungen EU § 13b UStG“) problemlos verbucht werden. Die entsprechende USt-VA wird im Hintergrund automatisch erstellt und kann aus der Software per ELSTER-Schnittstelle direkt an das Finanzamt versendet werden. Dafür muss man sein eigenes ELSTER-Zertifikat bei freeFiBU hochladen und sein ELSTER-Passwort eingeben.

Wenn man nicht zu viele Sonderfälle in der Buchhaltung hat, ist diese Software für unsere Zwecke also durchaus brauchbar. Hier aber dennoch einige Punkte, die nicht gehen und mich deshalb dazu veranlasst haben, eine weitere Software zu testen:

• Komplexere Geschäftsvorfälle, wie eine Rechnung in US-Dollar, können nicht sinnvoll erfasst werden, da beispielsweise Währungskonten und einige andere Konten aus dem Standardkontenrahmen in dieser Software fehlen.
• Wie oben bereits erwähnt: Eine Bilanz kann man nicht selbst erstellen bzw. aufgrund der Buchhaltung automatisiert erstellen lassen, sondern muss diese kostenpflichtig über den Steuerberaterservice erstellen lassen.
• Es wird auf eine „Soll an Haben“-Buchungsmaske komplett verzichtet, was es zwar dem Buchhaltungsanfänger erleichtert, aber gleichzeitig auch erschwert. Sucht man im Internet danach, wie man einen bestimmten Geschäftsvorfall verbucht, bekommt man meistens eine Antwort à la „1780 an 1200“. Diese Standardbuchungssätze nach dem Standardkontenrahmen (SKR) kann man hier leider nicht direkt verbuchen. Man muss erst die entsprechenden Kontennamen, die hinter den Kontennummern stecken, herausfinden und schauen, ob diese bei freeFiBU vorhanden sind. Wenn nicht, muss man sich dann auch noch überlegen, welches Konto man als adäquaten Ersatz wählen könnte. Da wäre es – auch für den Buchhaltungsanfänger – einfacher, Soll an Haben im SKR buchen zu können.
• für App-Entwickler relevant: Mit freeFiBU kann man leider auch keine Zusammenfassende Meldung (ZM) automatisiert erstellen lassen.

Aus diesen Gründen habe ich mich schließlich auch gegen diese Software entschieden. Unter den dauerhaft kostenlosen Angeboten bleibt nun leider keines mehr, was unsere Ansprüche erfüllt. Aber es gibt noch eine Software, die für Existenzgründer ab dem Datum der Gewerbeanmeldung ein Jahr lang kostenlos nutzbar ist.

MonKey Office

Die beiden oben genannten Produkte sind jeweils Webanwendung in der Cloud. Im Gegensatz dazu ist MonKey Office eine Desktop-Software, wird also lokal auf dem Computer installiert. Der reguläre Anschaffungspreis für die Variante „MonKey Office 2019 FIBU“ liegt bei 179€, danach kostet jedes Update (ein mal pro Jahr) 72€. Existenzgründer und Startups können per Formular einen kostenlosen Lizenzschlüssel anfordern, der ab dem Datum der Gewerbeanmeldung ein Jahr lang gilt: https://www.monkey-office.de/prices/index.php#fndtn-subtabnr3
Man spart sich somit den Anschaffungspreis von mindestens 179€ und hat genügend Zeit, um die Software ausgiebig zu testen. Im oben genannten Formular kann man ruhig „MonKey Office 2019 PRO“, die Version mit dem größten Funktionsumfang, wählen, um alle features ausprobieren zu können. Möchte man die Software nach Ablauf des Existenzgründer-Lizenzschlüssels weiter verwenden, kann man eine entsprechende Update-Lizenz kaufen, die günstiger ist, als der Anschaffungspreis. Grundsätzlich ist es dabei auch möglich, von der „PRO“-Version per Update auf eine günstigere Version „downzugraden“. Man kann dann also beispielsweise ein Update für die „FIBU“-Version für 72€ einspielen und die Software für weitere 12 Monate nutzen. Dies wurde mir so vom Support der Herstellerfirma bestätigt („Nein, Sie müssen sich jetzt nicht final festlegen, Sie können mit dem Update auch „downgraden“.“).

Vorteile von MonKey Office gegenüber den beiden o.g. Webanwendungen

• Datensicherheit: Die Software läuft lokal auf dem eigenen Computer. Somit bleiben die sensiblen Finanzdaten sicher gespeichert; vorausgesetzt, das eigene EDV-System ist ausreichend geschützt.
• Datenexport: problemlos im Standardformat (DATEV) möglich. Außerdem kann man jederzeit Backups der Datenbank ziehen und sichern.
• Standardkontenrahmen: viel mehr Auswahl an passenden Konten und zusätzlich die Option, neue Konten auf Grundlage von existierenden Konten anzulegen.
• „Soll an Haben“-Buchungsdialog: Neben einem einfachen Buchungsdialog, gibt es auch die vollumfassende Alternative, mit der auch komplexere Geschäftsvorfälle gebucht werden können
• Bilanz: selbst erstellen bzw. automatisch erstellen lassen
• USt-Erklärung: neben der USt-VA ist auch die jährliche USt-Erklärung möglich.
• Zusammenfassende Meldung: auch eine ZM kann über die ELSTER-Schnittstelle beim Finanzamt abgegeben werden (insbesondere für App-Entwickler relevant).
• Man kann die Software auch für mehrere Firmen verwenden (mit einer Lizenz). Hat man z.B. ein Holding-Konstrukt aufgesetzt und somit zwei Firmen (Muttergesellschaft und operative Tochtergesellschaft) zu verwalten, können beide Buchhaltungen getrennt voneinander in Monkey Office erstellt werden. Man benötigt dafür nur eine Lizenz, muss also nur ein mal zahlen. Beispielsweise bei Lexoffice oder sevDesk müsste man hingegen zwei Mal den Monatsbeitrag zahlen.

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Nachteile von MonKey Office

• Kosten: nach 12 Monaten muss für die Updates gezahlt werden. Der Preis hält sich aber in Grenzen (6€ pro Monat).
• Cloud-Zugriff: Die Software liegt nicht in der Cloud, somit ist gemeinsames Arbeiten an der Buchhaltung nicht so einfach möglich. Es gibt aber eine Lösung, bei der man die Datenbank auf einem Server ablegt und somit von mehreren Standorten und auch gleichzeitig darauf zugreifen kann. Die entsprechende Einrichtung erkläre ich in einem weiteren Beitrag.